TIN NHẮN
Tài khoản Inbox.com có Kho lưu trữ tài liệu với dung lượng lớn, lại cho ta tổ chức Hệ thư mục nhiều cấp. Bởi vậy rất thích hợp cho ta coi đó là một tủ sách đa năng. Vậy ta nên để ý khai thác thế mạnh của từng chức năng thuộc Inbox.com. Xin có vài ý kiến để các bạn tham khảo như sau :
Chức năng Email :
Đọc, xoá, di chuyển, lưu trữ, tìm email cũ và gửi email đi cho các acccount khác. .
Ở đây xin các bạn lưu ý khai thác hết thế mạnh của từng tính năng nêu trên trong đó tôi muốn lưu ý đến 2 tính năng là Đọc thư và Gửi mail
Tại ngăn Inbox ta có thể gặp một trong hai hình thức mở email : Hình thức thông thường là đọc mail bằng cách nhấp mở vào tiêu đề của thư đến rồi xem luôn văn bản tường minh. Hình thức thư hai là mở file attach (đinh kèm mail ). Về việc đọc mail tường minh, Inbox.com cho ta chọn một trong 6 cách trình bây nội dung mail, trong số này có cách đọc email dùng cửa sổ riêng với toàn màn hình (nếu cần ta sẽ áp dụng : Open HTML in new window). Trong khi đọc mail nếu chưa ưng ý ta còn có thể sử dụng các công cụ của bộ trình duyệt cho ta phóng đại hay thu nhỏ cỡ chữ ( chẳng hạn sử dụng các nút : Fonts , Zoom In , Full Screen ...). Lưu ý muốn đọc mail có cả nội dung âm thanh thì máy của ta phải có chương trình hỗ trợ việc này ( thí dụ Windows Media Player )
2.Soạn và gửi mail :
Thông thường có 2 hình thức (riêng hoặc cùng kết hợp) như :
Soạn mail đơn thuần ( không dùng các tính năng kèm)
Soạn mail có sử dụng tinh năng kèm (cài Link, hoặc dùng file Attach )
Lại có 3 cách soạn (có thể phối hợp) :
- Soạn trực tiếp trong khung soạn thảo (compose email), tức gõ nhập trực tiếp toàn bộ nội dung văn bản
- Soạn gián tiếp qua các chương trình ứng dụng (tiêu biểu là dùng chương trình Word để soạn) rồi copy-paste sang khung Compose của hộp email
- Soạn bằng cách copy–paste tài liệu từ nguồn khác như từ mạng internet, từ máy tính, từ chính các email khác
Lưu ý : Gửi tài liệu dưới dạng file đính kèm theo thông điệp (attachment ) thì thông điệp ở đây thường thì là những lời ngắn gọn báo trước về nội dung file đính kèm. Điều này rất cần để người nhận yên tâm mở file attach Trong việc chọn file đính kèm Inbox.com cho phép ta sử dụng hai nguồn file có thể dùng đính kèm : nguồn file từ máy tính (từ ổ C, D, hay từ đĩa CD, ổ zip USB qua máy tính ), và nguồn từ chính Kho trực tuyến Storage (nếu các files tài liệu đã có sẵn ở một trong hai nơi đó).
Chức năng Storage :
Nạp (Upload) các tài liệu từ PC lên Kho trực tuyến Storage.
Tải (Download) các tài liệu từ Storage để xem (trong file tạm) hoặc để lưu vào PC.
Chia sẻ tài liệu cho các hộp thư khác (Send by email).
Xin chú ý vài chi tiết sau :
- Một khi tài liêu từ máy tính cá nhân (PC) đã được nạp (upload) lên lưu tại Storage thì ta có thể xoá tài liệu đó trong PC của ta để giải phóng không gian điã. Nếu làm vậy thì việc truy xuất tài liệu đó nhất thiết phải trong trực tuyến.
- Tính năng Upload cho phép ta chọn nhiều file rồi upload đồng loạt với tốc độ nhanh chóng ( kể cả các filé hình ảnh)
- Tính năng chia sẻ (Send by email) của Inbox.com trong Storage rất mạnh. Một lần có thể chọn chia sẻ hàng chục file với dung lượng lên tới 20MB /lần. ( tương đương 2000 trang văn bản) Đây là tính nổi trội so với tất cả các hộp thư từng biết lâu nay .
- Trong chức năng Storage có phần My photos chứa một số nút công năng có thể sử dụng thay thế mà không cần phải mở chức năng Photos như : Tạo folder mới thay cho việc tạo Album mới, xoá , di chuyển folder hoặc file, đổi tên Folder ... tôi lưu ý các bạn nên thực hiện các công việc này ngay trong mục My Photos thuộc Storage sẽ có tác dụng cụ thể sang bên Chức năng Photos.
Vậy tại chức năng Photos nên khai thác tính năng gì ? Đó là các việc như soạn thảo tiêu đề, soạn thảo thuyết minh ghi chú, cách chỉ định về chia sẻ cho từng đối tượng, di chuyẻn các file ảnh qua các Album, tạo eCard có nhạc nền, trình diễn Slideshow, mời bạn xem album , in ảnh ....
Cuối cùng bản tin nhắn này đề cập đến 2 câu hỏi của bạn CT:
*
Câu hỏi 1 :
- Tôi muốn soạn một tài liệu gồm văn bản có xen cả hình ảnh tư liệu minh hoạ tương tự như một cuốn sách và muốn chuyển cho các bạn của tôi nơi xa đọc hoặc có thể in ra giấy được. Vậy với tài khoản Inbox.com tôi nên làm thế nào là tiện nhất ?
Đáp : Bạn có thể chọn một trong hai cách sau đây :
A- Soạn tài liệu của bạn trong chương trình soạn thảo văn bản Word. Tại đây bạn định dạng về text và hình ảnh như với mục đích in ra giấy được, rồi lưu tài liệu vào một thư mục nào đó trong máy tính của bạn. Sau đó bạn nạp (upload) tài liệu này lên Storage thuộc tài khoản Inbox.com của bạn. Từ Storage bạn thao tác chia sẻ bằng cách nhấp chọn các tiêu đề file của tài liệu đó rồi nhấn Send by email và thực hiện các thủ tục thông thường về gửi email cho người mà bạn muốn chia sẻ. Sau khi bạn send đi thì tại hộp thư ( bất kỳ của hãng nào) người nhận được mail của bạn sẽ nhấp mở các file attach và sẽ xem các tài liệu của bạn một cách trung thực như bản gốc của bạn .
B- Cách thứ hai là biến tài liệu của bạn thành một hay nhiều email sao cho tài liệu hiện diện trong khung Compose , rồi gửi đi như gửi một email thông thưòng.. Cách này đòi hỏi bạn phải biết chèn ảnh trong khung Compose, nói chung là hơi mất công, rất khó chuẩn xác. Hơn nữa khi người nhận mở email với văn bản quá dài, mail có dung lượng lớn thường thì tải rất lâu (sốt ruột) . Cách thứ hai này chỉ nên áp dụng với các mail không quá 50 trang văn bản (khổ A4), và nó chỉ đơn thuần là văn bản mà không có hình ảnh.
Câu hỏi 2 :
Thỉnh thoảng tôi nhận được các mail (của chính BM) , khi mở ra có đầy đủ văn bản định dạng rõ ràng sáng sủa lại thêm có hình ảnh minh hoạ. Xin cho biết BM đã chuyển mail này như thế nào ?
Đáp : Đó chỉ là các tài liệu trên mạng Internet mà BM thấy có nội dung hay hay nên đã copy-paste vào khung Compose để send đi cho các bạn tham khảo Công việc này các bạn thực hiện rất dễ dàng bằng cách dùng chuột chọn bài (tức bôi đen) bài nào đó trên web, rồi copy-paste vào khung Compose và Send đi là xong. Để gia công thêm cho ưng ý thì hơi mất chút thì giờ. Chăng hạn như đổi Font, cỡ và màu sắc văn bản; định vị, thu nhỏ, phóng to ảnh, căn lề cho trang mail.....) Xin hẹn một bài khác nói riêng về việc này.
*
Chúc các bạn tìm được những cách thuận tiện nhất trong việc sưu tầm, tổ chức tài liệu, chia sẻ cho nhau những kinh nghiệm tốt, khai thác được những tính năng hay trong email để tăng cường giao lưu tinh thần văn hoá và tình cảm trên internet.
BM
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét